O setor financeiro exige dos seus gestores muita responsabilidade e organização. Pode-se dizer que essa área é o coração da empresa, portanto o cuidado com todos os dados é fundamental para que os setores funcionem de forma correta.
É essencial manter o controle dos registros diários do que for relativo ao caixa, essa é uma atividade contínua, que serve de base para que tudo que for calculado e organizado em relação ao exercício contábil e gerencial. O plano de contas empresarial é o conjunto de documentos que norteia os trabalhos contábeis de uma empresa. É o pilar em que sustenta o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). A realização de um plano de contas bem estruturado é complexa, pois trata-se de uma documentação que possui especificidades.
O documento geral do Plano de Contas se organiza de em categorias hierárquicas que precisam ser registradas, em até quatro grupos. Confira, de forma resumida, a forma que esses elementos podem ser divididos:
01. Ativos:
O primeiro item a ser considerado nessa lista é o grupo que detém os direitos e bens. Nele são inclusas as contas a receber, as disponibilidades financeiras, tanto de caixa como de conta bancária e outros ativos como imóveis e automóveis da empresa. Nesse item, os elementos entram em subcategorias, tais como:
a) Circulante: relativos aos bens que se movimentam no fluxo de caixa, com previsões do que já existem na conta bancária e nas pendências a receber.
b) Não-circulante: também se refere ao fluxo de caixa, porém, enquadram-se nesse, as contas a receber no ano seguinte.
02. Passivos:
Na categoria dos passivos, podem ser inclusas todas as movimentações que se referem ao patrimônio e parte das movimentações financeiras. Na subdivisão, eles se organizam da seguinte forma:
a) Circulante: nessa organização se classificam todas as obrigações financeiras a serem pagas dentro do exercício atual, tais como: impostos, salários e parcelas de compras operacionais.
b) Não-circulante: aqui se organizam as contas que serão quitadas no exercício do ano seguinte.
03. Receitas e despesas
No grupo de receitas e despesas podem ser categorizadas todos os lançamentos do resultado, que fazem a movimentação na empresa, tais como receitas operacionais e não-operacionais.
a) receitas operacionais: são as despesas emitidas durante a atividade da empresa, podem ser citadas como exemplo: as vendas, a industrialização e a prestação de serviços.
b) receitas não-operacionais: são as receitas que foram geradas a partir de ganhos adquiridos com outras formas de receita, como juros sobre crédito concedido ou venda de ativo imobilizado.
c) despesas operacionais: no quarto grupo, pode-se listar os gastos emitidos para a realização da atividade do negócio, ou seja, tudo que é necessário para manter a empresa em funcionamento.
d) despesas não-operacionais: as despesas não ligadas ao funcionamento da empresa são aquelas que não tem relação com o produto da empresa, mas que estão ligadas ao negócio: doações, donativos e patrocínio a eventos, entre outros.
A partir da organização dos itens acima, é possível começar a escolher o tipo de plano de contas que se pretende elaborar e que melhor se enquadra no seu tipo de negócio. O nível de detalhamento do plano de contas e a estrutura que será composta a partir dele leva em consideração fatores particulares da empresa, tais como: o tamanho da empresa, o segmento em que atua, o número de funcionários, a estrutura organizacional.
A elaboração do plano de contas oferece ao gestor ferramentas para compreender a situação atual da empresa e ter uma visão geral de como está a estrutura de lucros em que ela está operando. Com esse documento, também é possível oferecer ferramentas para uma melhor tomada de decisões e organização do planejamento estratégico a curto, médio e longo prazo. Observa-se com o plano de contas estruturado a capacidade de investimento da empresa e as possibilidades de gastos serem cortados por não estarem gerando retorno, ou ainda pode se verificar a necessidade de investimento de determinados setores.
A melhor forma de realizar um plano de contas bem estruturado é contar com um profissional da área que saiba adequar o modelo a ser utilizado de acordo com a necessidade da empresa. Além disso, as empresas especializadas na elaboração desse tipo de documento contam com uma visão mais estratégica e organizam essas informações de forma que possam ser aproveitadas para outras finalidades gerenciais.
