Como utilizar o Power BI no setor de controladoria e finanças?

Inteligência de Negócios se tornou um termo conhecido no meio corporativo devido à transformação que as empresas de tecnologia causaram no mercado através da utilização correta de dados. A afirmação “os dados são o novo petróleo” está cada vez mais presente na cultura organizacional das empresas, pois sabe-se que informação é poder. A partir daí, importância da organização e compilação dos dados torna-se evidente para o sucesso de qualquer empresa, levando-se em conta a facilidade de obter informação nos dias de hoje. Logo, os agentes impreterivelmente precisam de ferramentas que os ajude a tratar esses dados, de forma que possam ser utilizados como vantagem competitiva.

O que é Power BI?

Neste cenário, o Power BI forma um conjunto de processos magnífico para a compilação de informações em um dashboard intuitivo e personalizado para que o gestor possa tomar decisões estratégicas, principalmente no que tange ao setor financeiro, que pode de forma explícita configurar gargalos e distorções na estrutura corrente da empresa.

Desta forma, empresas estão adicionando o BI financeiro na sua rotina de reuniões para que a gestores e equipe de colaboradores consigam identificar os pontos críticos e trabalhar na eliminação desses problemas, além é claro de obter previsibilidade para elevar a chance de prosperidade e melhora da empresa.

Como Power BI funciona?

O grande diferencial do BI é que ele utiliza sistemas, ERP’s, planilhas e arquivos na nuvem, entre outros para obter a informação. Essa facilidade permite que ele não seja uma ferramenta, mas sim um agregador e organizador de informações. A partir da expertise do analista, esse volume de dados desorganizados que hoje causa confusão e insegurança para o gestor, pode se tornar um triunfo que otimize a análise das informações financeiras.

Contudo há alguns pontos cruciais que devem ser destacados para que o Power BI seja útil para a empresa no que tange a gestão financeira, e quando falamos de dados, estamos falando de informação, ou seja: Poder! 

Origem: Os dados devem ser extraídos de controles fidedignos, ou seja, os lançamentos que compõem esses controles devem estar atualizados e fiéis a estrutura do negócio. 

Criação: A sensibilidade do analista não será suficiente para a elaboração de controles personalizados. Ter experiência na área financeira e conhecimento amplo de mercado é um quesito fundamental na sinergia necessária com o gestor para a adequação do Dashboard Financeiro.

Manutenção: É imprescindível que o BI seja atualizado para que ele acompanhe a dinâmica da empresa e dos controles que alimentam a plataforma. 

Quais as vantagens de implementá-lo na minha empresa?

 Se você concorda que a prosperidade dos negócios está atribuída a qualidade das pequenas decisões que são tomadas todos os dias, e que a soma dessas pequenas ações irá compor o resultado agregado do sucesso, o Power BI será um instrumento poderoso. Mas se você acredita que o famoso ditado clichê “o olho do dono é que engorda o boi”, está desatualizado e que grandes corporações surgem através da sorte ou milagres que vão surgir de uma hora para outra, talvez controlar a empresa para você será perda de tempo.

A grande maioria dos controles efetuado nas empresas ocorrem a partir de um ERP completo e algumas (ou várias) planilhas paralelas. Isso se dá pela alta complexidade comportamental dos gestores, que tem objetivos e preferências muito peculiares na hora de gerir seu próprio negócio. Logo, o ERP sempre muito engessado, acaba não suprindo as necessidades dos gestores, que precisam correr para outros controles no meio de uma série de informações desordenadas, o que gera dificuldade na exportação de dados, lançamentos e etc.

Que tipo de problema pode ocorrer em aderir o Power BI?

A dor está justamente na obtenção da informação, lançamentos e análises. Por isso que o Power BI tem ganhado cada vez mais espaço. Ele consegue puxar a informação direto do ERP, planilha ou controle que o gestor tiver. É atualizado através de um clique, e apresenta a informação de uma forma muito mais prática e rápida do que outros controles, isso porque é configurado e personalizado para o próprio gestor.

Contudo, é importante que o analista de BI tenha conhecimento na área de interesse do gestor, no caso da gestão financeira, de nada adianta um analista sem conhecimento ou auxílio de um profissional de finanças, tendo em vista que o setor geralmente é negligenciado do ponto de vista profissional e vinculado no critério da confiança. Mas controladoria financeira não é para amadores.

O que quero dizer é que muitas vezes o setor financeiro é comandado por alguém próximo ao gestor, devido a questão de confiabilidade. Isso pode gerar um conflito de interesses no que tange ao conhecimento do responsável, ou seja, as pessoas que cuidam do financeiro geralmente não possuem conhecimento teórico aplicável o que prejudicaria o analista de BI na hora da criação de dash de controladoria, se o mesmo também não tiver conhecimento apurado.

Como faço para implementar um BI na minha empresa com sucesso?

A primeira coisa é encontrar o especialista do setor. Se a demanda por controle é da área comercial, deve ter um especialista em vendas. Se for de pessoal, a pessoa indicada para encarar o projeto é alguém de RH, e assim por diante.

No caso de um BI de controle financeiro, é importante que algum profissional de gestão financeira esteja participando da elaboração dos dashboard para o controller. Na Milanezi & Rodrigues Consultoria Financeira você encontra o especialista e o analista BI juntos. Isso garante a sinergia necessária para o sucesso de uma empresa bem gerida financeiramente.

Através do BI é possível enxergar os indicadores financeiros, as margens praticadas pela empresa e apontar os gargalos e deficiências da empresa. A prevenção só pode acontecer quando há previsibilidade, e isso ocorre através de projeção.

Portanto, quando unificamos as informações do seu extrato bancário, ERP e sua planilha em UM SÓ DASH, conseguimos auferir um gerenciador financeiro através do Power BI para que o controller possa gerir o negócio com inteligência