O motivo da existência de uma empresa é obter lucro. No fim das contas queremos ganhar dinheiro. Mas para isso é necessário superar uma série de desafios dentro de cada empresa, e o caminho que o dinheiro percorre dentro da organização até se tornar nosso e ir para o nosso bolso muitas vezes sai do nosso radar.
Isso gera insegurança para o gestor, e acabamos ficando sem saber exatamente onde está dinheiro. Nosso lucro projetado não bate com o valor que está disponível no caixa. Parece que estamos secando gelo. Ficamos desconfiado se há alguma coisa errada, e a indagação sempre surge numa hora dessas:
Estão desviando dinheiro da minha empresa?
Sabemos que no brasil o crime compensa, esses furos de caixa, perda de mercadorias ou pequenos furtos acabam não se concretizando em punições severas dentro do nosso sistema de justiça. Na maioria das vezes o empresário dispensa o funcionário para estancar o furo.
O contrário também é verdadeiro. A falta de controle e má gestão das empresas resulta em demissões de funcionários honestos de forma injusta, quando é preciso culpar alguém quando o dinheiro desaparece e não há explicação.
Portanto, melhor do que supor algo ou tomar decisões equivocadas com base em impressões, nada mais justo do que saber exatamente o que aconteceu e buscar essas distorções no passado. Se não houve controle financeiro antes, tratemos de buscar uma solução para o futuro e implementar uma gestão financeira eficiente para que esse problema não se repita.
O que é auditoria interna
Auditoria é uma revisão das informações financeiras disponíveis, ou seja, registros, transações e operações de uma entidade ou de um projeto. É realizada por contadores com a finalidade de assegurar a fidelidade dos registros e proporcionar credibilidade às demonstrações financeiras e outros relatórios da administração.
Ideal para identificar deficiências no sistema de controle interno e receber recomendações para melhorá-los
Como Funciona?
O auditor faz um “check-list” e inicia a verificação dos processos da empresa, compreende as rotinas aponta os resultados. O objetivo é fazer uma explanação do que está dando certo e o que está dando errado, para que a gestão possa manter o que está funcionando e alterar o que não está.
É preciso que as rotinas e os processos sejam confiáveis. O auditor deve fazer essa acareação com o que foi pago e o que foi informado pela gestão. Parece simples, e é, porém é trabalhoso! Pois geralmente, trata-se de muita informação, e é exatamente aí que mora o perigo, ninguém tem coragem de fazer o trabalho, e mesmo se tiver disposição, não sabem por onde começar.
O auditor independente – que não possui vínculo com o corpo de funcionários – faz as perguntas certas, verifica o recurso que saiu, qual foi o lançamento atribuído a esse recurso e se o destino foi contemplado. Esse processo se repete pari-passo ao período combinado e as informações disponíveis. As informações que não forem encontradas ou saídas sem entradas e vice versa serão apresentadas no relatório, justamente para serem somadas e apontadas como distorções no processo de auditoria.
Prevenir é melhor que remediar
Sabemos o segredo do sucesso: Trabalho duro todos os dias. Para que uma organização seja anti-frágil, não será diferente. Possuir uma auditoria periódica, uma revisão e alguns macetes de conferência dentro da rotina financeira, ajudará a manter as coisas em ordem e evitará maiores transtornos ou surpresas.
Existem muitas vantagens nessa jornada, como por exemplo tornar os processos mais previsíveis e de fácil entendimento, para que os agentes possam agir nele com mais eficácia. A prevenção torna o planejamento parte da empresa. Isso acarretará previsibilidade de erros que foram cometidos no passado, além de que o corpo de funcionários entende que a empresa esta organizada e isso inibe qualquer tipo de comportamento indesejado, tendo em vista que os processos estão sofrendo supervisão constante.
Na prática
Mãos a obra! Veja agora exatamente o passo a passo desde a chegada dos auditores na empresa até a entrega do relatório para os gestores.
– Propósito
Quando a auditoria chega na emresa é necessário saber porque ela esta sendo contratada. Ou seja, quais resultados o gestor esta interessado, que áreas serão auditadas, que melhorias podem ser alcançadas, se os processos estão contemplando a atividade fim e quais erros e distorções existem. Para quem não sabe onde ir qualquer lugar serve, não é mesmo? Por isso a auditoria deve começar com um objetivo em mente para avaliar as informações e atingir prosperidade na empreitada.
– Plano de ação
Impreterivelmente o trabalho deve iniciar com uma lista bem elaborada e detalhada do que será feito. Essa linha do tempo nas mãos do profissional de auditoria deve sugerir todo o escopo, com apontando dentro de cada área as verificações, tal como as datas, os processos e subprocessos, lista de problemas e regras e através de que qual meio será feito os testes.
– Transparência
Cooperação! Dificilmente uma auditoria interna auferirá sucesso sem que os colaboradores ajudem e se engajem na jornada. Obviamente que para que isso ocorra é preciso que os mesmos entendam o papel do trabalho, ou seja, o que motivou e o resultado esperado, tendo em vista que seo objetivo é atribuir melhoras nas áreas, consequentemente a emprsa é beneficiada. Logo, essa relação tem que ser saudável do início ao fim, tendo em vista que os funcionários conhecem a empresa muito melhor do que qualquer auditor.
– Herança de problemas
Certamente que precisamos partir de algum ponto como base de comparação. Isso serve para saber se as verificações ou os resultados obtidos serão satisfatórios ou não. Logo, observar a performance dos planos efetuados, sugestões, correções e ajustes de trabalhos passado é crucial para o bom desempenho e sucesso do projeto.
– Processo personalizado
É preciso fugir de padrões ou exemplos similares. Cada organização tem seus processos estabelecidos o que é muito peculiar de cada uma e muda de empresa para empresa. Contudo, o modelo Ctl-c + Ctl-v não funciona na auditoria. Pessoal tem que levar a sério e se entregar no trabalho, criando o checklist sob medida para cada empresa dentro da estrutura corrente.
– Apresentação simples
No início do texto eu falei que o auditor teria que saber fazer as perguntas certas. Isso se dá ao fato de que na conclusão do trabalho, as pessoas anseiam pelas respostas para buscar as explicações de cada distorção, disparidade e assimetria de informação que encontrarem. Por isso a apresentação da auditoria deve ser de forma concisa e clara, para que os gestores entendam o que pode ser melhorado.
CONCLUSÃO
Se você não controla sua empresa de maneira eficiente, trate de dar conta disso o quanto antes. A auditoria interna é um método bastante utilizado por empresas de sucesso, pois garante a veracidade dos números e remete ao corpo de funcionários um segurança de que o ambiente de trabalho é seguro e correto.
A saúde financeira da empresa deve estar acima de qualquer plano ou desejo dos colaboradores ou sócios, afinal, somente com transparência dos números e informações fidedignas bem organizadas é que se pode tomar uma decisões e implementar algum tipo de melhor ou correção de erros.
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