A vida de gestores e administradores de pequenas, médias ou grandes empresas é composta por uma rotina em que a tomada de decisões faz parte do cotidiano. Diariamente, esses profissionais lidam com desafios e precisam ser assertivos nas escolhas que fazem. No entanto, para que esse trabalho seja realizado com êxito, é preciso estar com a estrutura financeira organizada, pois os números são um dos indicadores que oferecem segurança para a solução de problemas e o planejamento de ações para o futuro.
A estrutura financeira de um empreendimento é composta por processos que demandam organização. Perder-se nessas atividades é mais comum do que se imagina. A gestão organizada e o mapeamento financeiro são uma forma de manter a estrutura sintonizada, uma vez que oferece a possibilidade de controle de todos os passos para o funcionamento equilibrado do negócio. Confira como é possível realizar o mapeamento financeiro para sua empresa:
1º passo: compreender a estrutura atual
Antes de iniciar qualquer planejamento organizacional, é preciso identificar o cenário atual da empresa, a fim de analisar a situação financeira presente e quais são os possíveis problemas. É preciso ter em mãos o fluxo de caixa, as entradas, as saídas, os gastos e o andamento dos investimentos. Com esses dados, será viável investigar onde estão os gargalos e buscar alternativas para solucionar os problemas. Nesse momento, é necessário ter em mãos todos os dados financeiros do negócio, tais como:
- Margem Bruta: mostra quanto sua empresa ganha ao vender um produto ou serviço depois de descontar as despesas para produzi-lo e vendê-lo.
- Margem EBITDA: analisa o quanto a empresa gera de lucro (ou prejuízo) apenas em suas atividades operacionais, sem considerar os efeitos financeiros e de pagamento de tributos.
- Margem Líquida: apresenta o que restou do valor de vendas após a dedução de todas as despesas (incluindo o Imposto de Renda).
- Custos Fixos e Custos Variáveis. Fixos: demonstram quais são as despesas contínuas de uma empresa. Aluguel, gastos com limpeza, segurança, seguro das instalações e impostos, por exemplo. Variáveis: referem-se às variações que ocorrem de acordo com o volume de produção ou de vendas de acordo com as atividades da empresa.
- Ponto de Equilíbrio: refere-se à quantidade de receitas mínimas que uma empresa necessita para cobrir todos os seus custos e despesas.
Certamente, para obter todos esses dados é preciso ter todas as receitas da empresa com um controle de fluxo de caixa bem organizado. Se algum desses itens não puder ser calculado ou apresentar números muito discrepantes, significa que algo na gestão financeira não está funcionando corretamente e é preciso implementar um processo mais eficiente.
2º passo: organizar processos
A partir do momento que a empresa possui esses dados, é preciso iniciar a implementação de uma organização mais eficiente e com maior transparência em relação aos processos. A implantação de meios de controle financeiro – ou a qualificação deles – é decisiva nesse momento. No que se refere à organização, é necessário inserir na rotina um controle diário das contas, tais como: fluxo de caixa, conciliação bancária, pagamento de contas, verificação de recebimentos e geração relatórios. Essas tarefas são essenciais para iniciar o planejamento e para obter relatórios de avaliação contínua de desempenho. As planilhas que revelam o demonstrativo de resultados do exercício mensal oferecem bons gráficos de desempenho. Informações que o gestor precisa ter acesso a qualquer momento para poder ter autonomia em decisões estratégicas para o crescimento da empresa.
3º passo: planejar estrategicamente
Uma vez que a casa está organizada, é preciso iniciar a implementação de melhorias com claro estabelecimento de metas e prazos. Nesse caso, é possível elencar as prioridades de acordo com tempo e possibilidade, a curto, médio e longo prazo. Nesse momento, se estabelecem as ações que serão realizadas e os meios para alcançá-las. Vale a análise dos dados para saber onde podem ser realizadas mudanças para uma melhor margem de lucro, quais serviços podem ser terceirizados, quais investimentos precisam ser feitos e que tipo de resultados eles poderão gerar, quais são os gargalos de despesas fixas e variáveis que precisam ser cortados. Ações que precisam ser tomadas pela gestão administrativa em parceria com o setor financeiro e que são decisivas para o futuro do negócio.
Esses são apenas alguns itens de análise financeira que podem ser realizados pela empresa, há outros a considerar e que possuem uma avaliação mais subjetiva, tais como: como índice de satisfação do cliente, precificação de produtos, análise de valor de mercado, análise de concorrência, entre outros. São dados que também impactam no planejamento financeiro, mas que necessitam de uma avaliação mais profunda.
Se você precisa de ajuda para realizar esse tipo de mapeamento ou tem dúvidas a respeito das finanças da sua empresa, a Milanezi & Rodrigues Consultoria de Gestão Financeira é capaz de ajudar nessa tarefa e auxiliar na organização financeira. Fale com a gente para saber mais sobre nossos serviços.
